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省级期刊发表论文:做好办公室文秘综合管理工作的几点思考

添加时间:2017-12-28 20:06:42   浏览:次   作者: www.dxlwwang.com
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从大学毕业以来,我们从一点一滴学起,在领导、同事的帮助下,不断钻研业务,不断提升能力,从懵懂到熟悉,从熟悉到创新,一路走来,收获颇多。结合这5年多的文秘综合工作实践,谈几点体会。本文结合文秘工作实践,论述了办公室文秘综合管理工作的体会和认识。
 

一、要做好建章立制,确保管理的规范化
 

不以规矩,难成方圆。建章立制是确保一个单位规范管理的前提,首先要建立科学有效的规章制度体系,为单位的发展保驾护航。在这个过程中,有三个环节要衔接好:一是制定规章制度要切合实际,实用、管用,发布制度前要充分征集各处室意见。二是规章制度的语言要简明扼要,浅显易懂,避免出现词不达意的现象。三是要加强规章制度的宣贯,真正做到入脑、入心,否则制度只能是一纸空文。为进一步加强信息工作,推动我办信息工作制度化、规范化、科学化,充分发挥信息工作在上情下达、下情上传、科学决策和管理、宣传服务外侨工作中的重要作用,促进外侨事业和谐、健康、快速发展,结合我办实际,制定本制度。
实行纸质运行的公文,一般应在七个工作日内办结;有限定办理时间的,应按规定时间办结。属重大的,经办领导批准后,可适当延期,但不超过15个工作日。紧急公文,应随到随办。需两个或两个以上处室承办的公文,主办处室应在3个工作日内与协办处室联系。对于内容涉及面广、问题较复杂,不能在规定时限内作出答复的,由办主要负责人或分管领导视调研情况督办,主办处室应尽可能通知来文单位,讲明原因,取得谅解。
因此,要确保一个单位良好运行,必须要建立一套“够用、管用、好用”的规章制度,学习各项规章制度,熟练掌握各项业务流程,这样才能在管理工作中做到得心应手,有的放矢。
 

二、要练就好文笔,确保公文作用充分发挥
 

公文是一个单位的脸面。公文的主要作用是总结工作、布置工作、传达会议精神和领导指示要求,公文水平的高低影响到一个单位的形象,也影响到信息传递的有效性。文秘工作的核心是文字工作,主要是通过公文体现。因此,做好办公室文秘工作,确保公文的规范化,对于做好上情下达有着至关重要的意义。
要充分发挥公文的作用,就必须要加强理论知识的学习,加强对上级文件、领导讲话的学习、钻研,与上级的要求保持步调一致。同时,要锻炼过硬的写作能力、较强的理解能力,制定标准和精细的工作模板示例,实现文件办以本办名义发出的各种公文、领导讲话、综合性材料、代市委、市政府起草的规范性文件、办领导交办的其它公文材料等必须核稿。核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿主要由主办处室主要负责人对文件内容是否符合政策和法律、提出的要求是否合理可行、文字表述是否准确正确、行文的名义和形式是否恰当、主送和报送(抄送)单位及会签部门是否合理等进行审核,初步明确“主动公开”或“免于公开”。复审核稿由人秘处分管文字的负责人对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核,明确“主动公开”或“免于公开”。对不符合要求的文稿,复审时有权退回拟文主办处室修改或重新拟稿。
理规范、顺畅、安全,文件内容简明扼要,表达准确。
 

三、要做好细节管理,确保每项工作精益求精
 

细节决定成败,天下事必做于细。文秘工作的核心是文字、文件和服务。文字工作要求精益求精,不能出现语法上的低级错误,不能出现政策上的错误,更不能出现思想上的错误,每一句话都要精雕细琢,才能以文传意。文件传阅也是一件细活,要做到闭环管理,从收到文件,到传阅文件,到收回文件、销毁文件或归还文件,整个过程都要闭环,要做好文件的编号,进度跟踪等细节上的工作。
要牢固树立精细服务的理念,注重服务细节,突出服务效率,事事细致、处处细密,将难事办妥、急事办稳、杂事理清、繁事化简,把各项工作做得细之又细、慎之又慎、精益求精。管委会办公室:负责制定国际港务区防汛应急预案,指导检查预案涉及工作及事项的落实情况;负责协调各成员单位关系;上情下达,协调有关部门、单位防汛联络工作;向市政府应急办汇总上报国际港务区防汛紧急信息,做好车辆运输、生活物资管理等后勤保障工作;做好防汛通讯设备配备,防汛人员通讯畅通的监督与管理工作;负责各成员单位计算机通信网络的管理和维护,确保计算机网络的畅通。
工程建设各责任方、责任主体要针对汛期施工特点,积极开展安全生产检查,做到防患于未然。切实把预防深基坑坍塌、高边坡崩塌、建筑施工临时围挡倒塌、塔吊和井字架等垂直运输设备倒塌等工作,作为汛期施工工作的重点来抓,加强对易受洪水侵袭、雨水浸泡的深基坑、人工挖孔桩、地下暗挖工程等工程的巡查和检查,施工单位要及早落实各项预防工作,确保排水设施、机电设备的安全正常工作,确保垂直运输设备的稳固,确保临时用电设施防水防触电的安全措施落实到位。
各区县住建局要加强与气象等部门联系,及时掌握气象预报,要建立健全预警制度,根据雨季汛期和高温施工特点,制订相应的防范措施和完善应急处置预案。一是要做好气象部门发布高温预警后的响应工作,及时发布相关预警信息,落实各项预防措施。二是要做好各类突发事故应急处置工作,要细化措施,落实责任,做到人员到位、责任到位、工作到位,一旦发生突发事件,要按照预案及时处置,发生中暑人员,要及时就近送医救治。三是要严格执行24小时值班和信息报告制度,有关负责人和工作人员要坚守岗位,及时通报情况,保证信息畅通。
 

四、要做好督察督办,确保各级要求及时落实
 

要做好参谋助手。文秘工作的参谋作用主要体现在传递文件、做好会议纪要、督办待办事项方面。中心领导每天都会处理大量的文件,解决各类问题,作为办公室文秘工作人员要把好第一道关,首先要把好文件的筛选关,中心的纸质文件来源有三个途径,一是通过传真机接收的文件,二是通过院办机要处转来的上级或兄弟单位文件,三是本部各部门直接加盖公章后由综合秘书送到中心的文件。其中,通过传真机接收的文件要经过甄别,有相当多的文件是一些社会组织或团体发过来的会议邀请函、购买刊物的函件等,对于这类文件应直接做销毁处理。
其次,做好会议纪要也十分关键,尤其是每周一召开的中心例会、各类总结会等,必须要及时将领导的要求高度提炼后在会议纪要中体现出来,并及时将会议纪要,特别是会上布置的待办事项,传达到中心每一位员工。必须在会议纪要中明确好时间节点和完成标志,并及时跟踪督办落实,确保上级要求和领导指示精神得到迅速落实。
 

五、要做好谋划沟通,确保各项工作和谐高效
 

凡事预则立,不预则废。做任何一项工作都必须要提前策划安排,合理布局,要根据任务的重要性、工作的轻重缓急、时间长短,合理制定工作计划,要牢固树立超前理念,凡事超前准备、超前安排、超前谋划,做到情况提前掌握,工作提前部署,提前介入,把控过程中的每一个节点,确保组织目标的实现。
每一项工作都要同人打交道,沟通就显得至关重要,要有大局意识。做工作若沟通充分,肯定做得既正确又高效,反之,必然效果不佳。因此,要加大内外沟通力度,在“早”字上争主动,在“细”字上下功夫,妥善处理和解决好各种复杂事项,保证各项工作有序推进和高效落实。
要当好“总调度员”和“总服务员”,充分发挥“桥梁纽带”作用,在服务全局、协调各方上,做到总揽不包揽、协调不取代、放手不甩手。要善于集中群策、凝结群力、发挥群智,时刻保持任劳任怨的心态,在和谐融洽的氛围中推动各项工作。
 

六、要做好身心管理,确保具备良好身心素质
 

身体是革命的本钱。这句话听起来俗套,但是非常切合实际。办公室工作任务繁重,工作关系错综复杂,只有具备良好的身体素质和心理素质才能从容应对繁杂的脑力、体力劳动和控制、调节个人的情绪。要做到急事求“快”,快而不乱,缓事求“稳”,稳而不拖,在任何工作中做到从容不迫,游刃有余。在工作中要始终保持满腔热忱的敬业精神和坚忍不拔的意志,要有饱满的工作热情。始终保持乐观向上的心态,能正视困难和挑战,面对挫折绝不低头,要经得住批评,受得了委屈,要学会控制和调节自己的情绪。始终保持积极进取的态度,待人要谦和尊敬。
最后,我以几句话作为结语,同大家分享几点我在日常工作中积累的心得:做文秘工作一定要有大局意识,补好台;要有包容意识,不急功;要有战略眼光,不计较;要有谋划能力,打硬仗;要有大将风范,促和谐。
 

参考文献(略)

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